junio 23

Caso de éxito Covid-19: Grupo Carreras y la CAE en el sector logístico

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Bienvenidos a esta nueva entrevista que realizamos en el marco de la iniciativa de Grupo CTAIMA, compartiendo experiencias. Como sabéis, con esta iniciativa pretendemos aprender unos de otros sobre aspectos que afectan a toda la comunidad y seguidores del Grupo CTAIMA.

Hoy tengo el placer de entrevistar a Nacho Cardiel, Responsable de Calidad, Prevención y Medio Ambiente en Grupo Carreras desde hace ya más de 20 años. Carreras, grupo logístico fundado en 1933, es uno de los líderes logísticos de referencia en Europa. En la actualidad ofrece todos los servicios de transporte nacional e internacional multimodal, almacenaje, distribución, manipulación, copaking, paletería y consultoría logística.

Nacho Cardiel es licenciado en Ciencias Económicas, diplomado en Graduado Social y Técnico Superior de Riesgos Laborales en sus tres especialidades.

Nacho comenzó poniendo en marcha en la empresa un sistema de gestión de calidad. Dicho sistema ha ido creciendo y enriqueciéndose e incorporando aspectos preventivos y medioambientales. Al sistema de gestión se han ido incorporando nuevos aspectos como seguridad alimentaria, reforzamiento del cumplimiento legal, seguridad de la información, aspectos de responsabilidad social corporativa, gestión por proyectos, seguridad física y cualquier otro aspecto incluido dentro de la estrategia del grupo.

¿Qué es Grupo Carreras?

Carreras, grupo logístico fundado en 1933, es uno de los líderes logísticos de referencia en Europa. En la actualidad ofrece todos los servicios de transporte nacional e internacional multimodal, almacenaje, distribución, manipulación, copaking, paletería y consultoría logística.

Muy buenos días, Nacho. Lo primero agradecerte que estés hoy con nosotros compartiendo tu experiencia en relación con la coordinación de actividades empresariales durante este confinamiento.

Respecto a la nueva situación en “entorno Covid y post-Covid” nos gustaría conocer si vuestra gestión de contratistas ha variado y cómo lo ha hecho respecto a las 4 grandes áreas de la CAE.

Si nos ha cambiado y bastante, como ha cambiado en nuestro país, nuestro entorno y el mundo … y en consecuencia la Coordinación de Actividades Empresariales y las políticas preventivas que se hacen de otra manera.

Para ser más concretos con la CAE, empezando por el deber de información, nosotros teníamos que informar de los nuevos nuestros riegos a clientes y proveedores, y por supuesto, también ser informados de los riesgos que ellos pueden provocar. Puedo afirmar que lo que ha cambiado has sido el contenido informativo, pero no los canales. Nosotros no sólo hemos mantenido los canales y sino que los hemos reforzado. Sin duda, el refuerzo de nuestros canales de comunicación con clientes, con nuestros trabajadores y con los representantes de los trabajadores ha sido fundamental.

En nuestro caso además, hemos puesto en marcha un manual de crisis que habíamos previsto para entornos de crisis anteriores y que nos ha permitido poder intercambiar información de forma continua. Esto nos ha ayudado mucho, porque tan sólo hemos tenido que modificar el contenido y adaptarlo a las exigencias Covid-19. Yo creo también, que para una crisis de esta magnitud es fundamental tener una planificación ya preestablecida y poder trabajar en equipo.

Respecto a los temas excepcionales del Covid -19, como por ejemplo: la limpieza excepcional o la colocación de dispensadores de gel hidroalcohólico, hemos tenido que reforzar estos comunicados.

¿Cómo afecta todo esto a la Coordinación de Actividades Empresariales?

Pues es importante, porque con la entrada y salida de proveedores de nuestras instalaciones, los nuevos turnos o restricciones de acceso a baños, era importante tener bien informado a todos. Además, hemos tenido que establecer una política de compras específica para poder garantizar el teletrabajo y, cambiar las reuniones presenciales de temas CAE por reuniones virtuales.

Lo que básicamente hemos hecho es activar planes de contingencia y negociar con nuestros clientes, no sólo informar sino legar a acuerdos mutuos para poder afrontar conjuntamente la crisis. Por lo tanto, ha sido fundamental tener la planificación y el trabajo en equipo.

Nos ha ayudado mucho también contar con la plataforma CTAIMA CAE, ya que nos ha permitido cambiar mucha información y enviarla a tiempo real, ponerla a disposición de nuestros clientes y proveedores para que estemos informados en todo momento de las medidas que hemos ido tomando.

Cuando hablo de la CAE con cliente, los acuerdos han sido muy importantes, porque hemos tenido que evitar el contacto físico y garantizar que las medidas establecidas de acuerdo con la CAE se tomaban.

Luego hay otros puntos a destacar, como sería cómo sensibilizar a tus trabajadores. Es importante que el trabajador vea los razonamientos de por qué se llevan a cabo las medidas preventivas, y en todo momento tiene que estar informado por los distintos canales. En nuestro caso: el correo electrónico, y para los que no tienen correo electrónico se han establecido las circulares personales.

Hay clientes que han optado por establecer, por ejemplo, la firma con una serie de medidas de protección a la hora de intercambiar papeles e intercambiar elementos de escritura. Nuestra intención apostar por otros canales, evitando el contacto físico y en consecuencia el riesgo, como sería poner circulares en un tablón o bien e-mails para aquellos que operan con tablets.

Luego, en los centros de trabajo también había que crear nuevos procedimientos o integrar los cambios en los existentes. Nosotros, como ya he comentado antes, apostamos mucho por la integración de sistemas, como por ejemplo las nuevas medidas de protección. En algunos casos, también hemos tenido que crear alguna instrucción específica.

Habría que vigilar que se cumplían esos procedimientos establecidos, intercambiados. En nuestro caso, más que poner nuevas medidas de control, hemos puesto el foco en garantizar que las medidas de control existentes se cumplían.

Para ello, hemos reforzado las campañas de sensibilización de los trabajadores, mandos intermedios y también hemos trabajado estrechamente con los representantes de los trabajadores. Hemos querido asegurar que realmente estas medidas se pusieron en práctica y no se limitaran en una mera firma de papel.

En todo momento hemos buscado la aplicación práctica de las medidas preventivas. Y en cuanto al control documental, para garantizar previo a los trabajos que existe cumplimiento y contar con evidencias. Ahí podemos decir que para nosotros ha sido un gran reto, gracias a que la trazabilidad de las comunicaciones quedaba registrada en CTAIMA CAE. No hemos puesto en marcha nuevos métodos de control documental, hemos apostado por los que ya teníamos.

¿Habéis establecido algún criterio de validación y/o algún requerimiento Covid-19?

Sí. Ha habido nuevos requerimientos, sobre todo por parte de nuestros clientes: nuevos documentos solicitados, nuevos cuestionarios,… sobre todo al inicio. A posteriori, nos han solicitado más certificaciones.

Como anécdota puedo explicaros que se nos ha pedido, en alguna ocasión muy puntual, si teníamos camiones coronavirus Free.

Al principio era no había reglas, la actuación era muy difícil en un escenario nuevo, nos ha costado orientarnos, pero la verdad es que luego han salido protocolos y han salido incluso órdenes ministeriales, donde se ha establecido unos puntos básicos de partida. Todos partíamos de un escenario totalmente nuevo y este tipo de situaciones es fácil que se den.

Y con respecto a la subcontratación, ¿cómo ha afectado esta crisis a la subcontratación de servicios en Grupo Carreras?

Hemos optimizado los trabajos para poder restringir o reducir la entrada de contratistas y subcontratistas. Esto también lo hemos notado por parte de nuestros clientes.

Hemos notado cambios en ambos sentidos, por parte de los proveedores, en nuestro manual de crisis teníamos un punto que era la limitación de viajes y visitas. Por lo tanto, des del primer momento, establecer qué es realmente necesario. En nuestro caso, porque trabajamos mucho en industria alimentaria y servicios básicos: medios de extinción en ciertos almacenes y control de plagas, al tratarse de trabajos críticos para nosotros han continuado viniendo. Los otros trabajos, se han pospuesto o minimizado.

En nuestro caso, apostamos más por parte de ese intercambio de documentación e información y por medidas de distanciamiento social. Dado el servicio que realizamos y que es fácil mantener una distancia de dos metros con un resto de trabajadores, no es un trabajo en cadena que haya personal con áreas muy limitadas que tengan que estar muy cerca, pues manteníamos esos criterios, con lo cual al proveedor le informamos. Pero si ellos tenían establecidos los criterios como uso de mascarillas o de guantes, etc., no evitamos que los pudieran utilizar.

Con todos los proveedores hemos mantenido una coordinación y hemos llegado a una serie de acuerdos para establecer medidas comunes. Volviendo al manual de crisis, aparte de la comunicación con ellos, había un trabajo de negociación con ellos. También con clientes.

Hemos establecido grupos de trabajo durante todos los meses. Hemos optimizado rutas y servicios para que, por ejemplo, en lugar de realizar tres viajes con tres entradas distintas, pudiesen realizar las tres entradas en un único viaje. Concentrando servicios, haciendo servicios de transpalet completo, menos atomizados… Y en aquellas organizaciones que apuestan por otro tipo de medidas, entonces teníamos que cumplirlas para poder acceder a esos centros de trabajo.

Y a nivel profesional?, ¿cómo has vivido tú toda esta gestión de crisis sanitaria?

Pues ha sido una experiencia eléctrica, muy enriquecedora, aunque inicialmente ha sido más abrumadora que otra cosa. Porque al tener que tomar decisiones sin pautas legales claras, pues eso fue un reto. Pero quiero destacar el trabajo en equipo. La verdad es que ha habido un buen trabajo.

Nos ha ayudado mucho el manual de crisis y el comité de crisis. El comité estaba formado por la dirección respaldando en todo momento a las decisiones, sentando en primera línea y algunos departamentos como Recursos Humanos y nosotros como pieza fundamental, pero sin olvidar al resto de los departamentos para poder tomar medidas conjuntas.

Ha sido difícil, porque en nuestro caso, al ser una empresa que no ha parado ni un minuto, al tener que dar servicio a las empresas esenciales del sector alimentación, hemos tenido que estar al máximo. Pero sí, las circunstancias hacen difícil tener que estar trabajando con esta inquietud, inseguridad.

Aun así, ves que tú, tus compañeros, los trabajadores de tu empresa, sobre todo los que han tenido que hacer un trabajo presencial, han dado, han dado el callo, como es decir, han estado a la altura de las circunstancias. Han ayudado a mantener también una actividad esencial y que hubiera alimentos para todo el mundo, para ayudar a la gente a quedarse en casa. Cuando lo reflexionas, es satisfactorio.

¿Cuál ha sido el mayor reto para ti durante estos dos o tres meses que llevamos?

Puede haber el mayor reto? Había muchos, pero yo creo que volviendo al punto anterior, ha sido tener que asumir de forma interna la gestión de un riesgo cuyo origen no es estrictamente laboral.

No es controlable fácilmente porque un trabajador realiza sus labores dentro de la organización, pero luego viene de fuera y otras circunstancias. Hay cosas que son difíciles de evitar y al no haber precedentes, al principio es complejo asumir este tipo de riesgos, ha costado el empezar a marcar una línea. Y después, tomar una línea y no equivocarte. Y ahora, el reto fundamental: ¿qué hacer para poder afrontar esto? Pues repito, el trabajo en equipo, planificación y aplicar el sentido común.

En este entorno que virtualización también conlleva una sobreinformación que genera miedo. Esto sí que es bueno para mi empresa o para mi entorno. Y eso no es aplicar el sentido común.

Y, ¿qué consejo darías a otras empresas que pudieran estar ahora mismo en esta misma situación que estamos viviendo todos y que puedan que puedan aprender?

Ahora no estamos ni mucho menos al final del túnel, sino que estamos en un proceso distinto que ahora se llama desescalar, en el que tenemos que seguir con el trabajo en equipo, lo planificado y el sentido común.

Pues bien, para muchos profesionales, sobre todo profesionales de la salud, esta situación ha sido límite y ha supuesto un antes y un después. ¿Qué aprendizaje sacas tú de esta situación crítica y de cómo las gestionado?

Yo tengo que decir en este sentido que me voy a repetir una vez más y es verdad lo que acabas de mencionar, el trabajo en equipo es fundamental para todo esto: mantener ese trabajo en equipo ha sido muy importante para nosotros.

Y, ¿cómo ves esta gestión futura de proveedores contratistas, la parte de acceso a clientes?

El aprendizaje principal de la gestión del comité de crisis se basa en que ha tomado las medidas de forma conjunta y las ha comunicado a todas las delegaciones y a todos los centros.

En nuestro caso, son más de 40 centros, con lo cual era importante que esa comunicación se transmitiera y se entendiera. Entonces hemos abierto un canal de comunicación con una cuenta de correo general para transmitir todas las inquietudes, dudas y para que fuesen resueltas individualmente, y mantener así, una estrategia común en todos los centros. Con esta medida lo hemos conseguido, ha sido muy importante.

Y en cuanto a lo que sería la nueva gestión con proveedores y clientes, creo que esa virtualización que hemos aprovechado para alguna de las circunstancias a raíz de esta crisis se puede aprovechar también para intercambiar documentación, información o incluso restringir visitas como lo estamos haciendo tú y yo.

No estamos físicamente, sino que estamos compartiendo experiencias a una distancia. Habrá que combinar ambos aspectos, el presencial y el online, aún así, estos medios telemáticos te van a ayudar a determinar reuniones o determinadas negociaciones que tengas que realizar, evitando riesgos del desplazamiento. El que puedes hacerlas de forma telemática, incluso con proveedores, porque ya tenemos experiencia por auditorías en el uso de este tipo de herramientas, hace que tenga continuidad.

Ya hemos podido ir a otros centros llevando un medio, un portátil o un smartphone o similar, con una aplicación con la que estamos utilizando para una reunión tú y yo, y poder hacer un curso virtual por un almacén para revisar determinados aspectos sin tener que desplazarte físicamente.

Los servicios con clientes tendremos que hacerlos igualmente como hasta ahora. Igual sí que estos acuerdos que hemos tenido para concentrar pedidos pueden ser el futuro.

Si pueden, se pueden utilizar para planificar los que utilizamos hasta ahora, pero tenemos que seguir interactuando y tenemos que seguir haciendo trabajos presenciales muy bien. Además, en el futuro hay que combinar todo, pero todo lo que podamos apoyarnos de ellos en medios de este tipo, pues yo creo que van a ayudar a optimizar recursos y procesos.

Muchas gracias Nacho por todas tus aportaciones. Si te parece a modo resumen, destacaría algunos algunos puntos que ha sido comentando a lo largo de la entrevista.

Es cierto que vosotros ya disponéis de un manual de gestión de crisis y éste ha podido ser un gran punto de partida para vosotros, aunque digamos que el escenario era nuevo.

Esta situación ha sido nueva para todos, pero el manual y el comité de gestión de crisis os ha ayudado a no partir de ceroestar más preparados con experiencias previas como el de la gripe A, que me habías comentado que también habíais gestionado anteriormente, entre otros. Y este manual ha sido un punto clave para vosotros para gestionar esta crisis.

Después también has comentado mucho el trabajo en equipo, que a veces es complicado y parece difícil trabajar en equipo. Pero para una empresa como la vuestra, de tantísimos trabajadores como decías, para poder llegar a todos, homogeneizar y que el comité de crisis podáis llegar a todos, pues el trabajo en equipo ha sido clave para vuestro éxito.

Y luego también hablabas de aplicar el sentido común. Todos estamos viendo las noticias cada día y cada día hay novedades.  Realmente nuevo cada uno tiene que coger esa información y usar ese pensamiento crítico para aplicar lo que realmente es útil para su empresa o para cada negocio. Porque no todo sirve. Entonces, al final, aplicar ese sentido común también puede haber sido clave en esta gestión para vosotros, porque si no, también puede ser algo desbordante.

Correcto. El tercer punto es muy interesante y es verdad. Estoy totalmente de acuerdo contigo. Ese ha sido un punto que también nos ha ayudado a complementar los otros dos y por añadir también herramientas como CTAIMA CAE, como la que utilizamos para la coordinación, que nos han permitido estar al día y de forma online comunicarnos con clientes y proveedores.

Pero ha sido dos meses de constantes cambios normativos, constantes cambios de criterio, que el tener una herramienta que permita modificar esos cambios de forma constante y transmitirlo es importante y eficaz. Únicamente añadir de nuevo que dado las gracias por contar con nosotros y por compartir experiencias que nosotros también estamos deseando escuchar. Porque siempre tenemos las orejas abiertas para escuchar, como durante esta crisis, que no solamente han salido todos nosotros, sino de experiencias, de compañeros, de organizaciones que llevan trabajando en el mismo camino que nosotros y queda a vuestra disposición para cuando queráis y yo encantado de estar con vosotros.

Pues muchas gracias Nacho, ha sido un verdadero placer. Gracias por compartir tu experiencia siempre, siempre es bienvenida. Has compartido esta experiencia con la comunidad CTAIMA será de gran utilidad para otros compañeros.

Y tú, ¿quieres saber cómo están llevando la CAE otras empresas? ¿Cómo están gestionando la seguridad laboral? Síguenos en redes y suscríbete a Coordinación Empresarial.

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