Control de registro horario: Recomendaciones de los inspectores de trabajo

Control de registro horario: Recomendaciones de los inspectores de trabajo

9 marzo, 2020 por mmoli@ctaima.com

Han pasado varios meses desde la entrada en vigor de la ley que obliga a realizar el registro de la jornada laboral, pero seguro que continúan surgiéndote dudas sobre cómo poder cumplir con esta normativa y evitar así sanciones por parte de Inspección de Trabajo que pueden costarles desde 626 euros hasta 6.250. La Inspección de Trabajo ha anunciado que pondrá en marcha una campaña inspectora en 2020.

¿En qué consiste la ley de registro horario?

Como ya sabrás, el 12 de mayo del pasado año entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Este Real Decreto Ley obliga a las empresas a:

  • Controlar la entrada y salida de sus empleados, mediante sistema de fichaje.
  • Entregar al trabajador, al final del período respectivo, un comprobante de horas junto con su recibo de salarios.
  • Proporcionar a los representantes sindicales, mes con mes, la información de las horas extraordinarias trabajadas por cada empleado.
  • Preservar por cuatro años el control de presencia mensual de cada uno de sus trabajadores.

¿Cómo le afecta la Ley de control horario a la Coordinación de Actividades Empresariales?

Si subcontratas la actividad y eres empresario principal en los términos que indica el Artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada.

No obstante, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores. De esta manera, se asegura la mayor fiabilidad de la jornada efectivamente realizada por los trabajadores de la contratista, así como su control por esta última de defectos o excesos de la jornada que puedan contradecir los términos acordados en la relación interempresarial y ser objeto de responsabilidad.

En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.

En el caso de contratar personal proveniente de empresa de trabajo temporal (ETT) y en conformidad con el artículo 12.1 de la Ley 14/1994 “corresponde a la empresa de trabajo temporal el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados para ser puestos a disposición de la empresa usuaria”, la ETT y la empresa usuaria deberán establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus obligaciones.

Registro de Jornada: las 10 claves del Criterio Técnico de la Inspección de Trabajo (CT 101/2019)

  1. ¿Obligación u opción? Mantener el registro horario es obligatorio por ley.
  2. ¿Qué debo registrar? La jornada de trabajo realizada diariamente, es decir, el registro debe incluir necesariamente el horario de inicio y fin de la jornada.
  3. ¿Y los empleados que trabajan en remoto? Los empleados que trabajan en remoto también deben registrar su jornada laboral. La empresa deberá informar del sistema establecido para ello.
  4. ¿Cómo ha de ser el Registro? Tal y como dispone la sentencia del TJUE de 14 de mayo de 2019, el sistema implantado debe ser objetivo y fiable, de modo que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador. En caso contrario, podría suponerse que es jornada toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y de fin de la jornada de trabajo registrada y es la empresa quien debe acreditar que no es así.
  5. El registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la publicación del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
  6. ¿Cuánto tiempo he de conservar los datos? Los registros horarios deben conservarse durante 4 años, mediante cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, garantizando la fiabilidad y veracidad de los datos registrados diariamente.
  7. Debe ser un sistema accesible y disponible inmediatamente: Bajo este criterio técnico, los inspectores deberán disponer “físicamente” de los registros por hora en el lugar de trabajo. Y no en otros lugares como la sede de la empresa, agencias o empresas auxiliares. Esta ubicación responde al requisito de que este registro sea “accesible”, como lo ha marcado el Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea.
  8. No hay obligación de entregar copia de los registros: salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto, al contrario. Tampoco hay que entregar a cada trabajador copia de su registro diario.
  9. ¿Deben estar los datos disponibles? Existe una obligación de permitir la consulta inmediata del registro del tiempo de trabajo con el fin de evitar cualquier posibilidad de alteración de los datos en el intervalo entre la visita de la Inspección y el control de la autoridad a cargo.
  10. ¿Quiénes están exentos de la ley de control horario? Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales:
  • Las relaciones de carácter especial (artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores):
    • El personal de alta dirección.
    • Las trabajadoras domésticas.
    • Los penados en instituciones penitenciarias.
    • Los deportistas profesionales.
    • Los artistas en espectáculos públicos.
    • Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
    • Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
    • Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por una ley.
  • Los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada:
    • Los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada «día a día» y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.
    • Otros supuestos con una normativa específica de registro del trabajo, como determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).
  • Los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas

Estas indicaciones vienen a añadirse a la información que acostumbra a solicitar la Inspección de Trabajo y que encontrarás listada en el siguiente e-book gratuito. Descárgatelo y evita sanciones ante la inspección.

 

documentos que solicita la inspección de trabajo

¿Qué sucede con el control de registro de horas diario de los trabajadores desplazados o con el personal itinerante?

También es obligación de las empresas tener un registro de horas de los trabajadores que realicen su trabajo efectivo fuera de sus oficinas.

Información útil sobre las inspecciones

Entre mayo y octubre de 2019, los inspectores de Trabajo abrieron 2.000 expedientes relacionados exclusivamente con la implantación y aplicación de un sistema diario para controlar cuántas horas trabaja la plantilla.

De los 500 expedientes que ya se dan por concluidos, 107 han acabado con una sanción.

Es decir, han sido multadas el 20% de las empresas inspeccionadas sólo por su sistema para fichar. Otros 189 expedientes se han acompañado de un requerimiento para subsanar situaciones irregulares. De no hacerlo, la empresa inspeccionada se arriesga a recibir una sanción.

Hasta ahora, las infracciones por procedimientos de la Inspección relacionados con el registro horario ascienden a 113.000 euros. Por lo que, de media, a las empresas infractoras se les reclaman unos 1.000 euros de multa (la cuantía de las multas previstas por el régimen sancionador de la ley oscila entre los 626 y los 6.250 euros).

El total de las infracciones reclamadas a las empresas ascienden a 1,26 millones de euros de los que 1,15 millones se deben a expedientes sobre tiempo de trabajo y 113.000 euros al registro de la jornada.

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