febrero 15

Ventajas de utilizar la herramienta de formularios online de CTAIMACAE

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Una de las principales problemáticas de la digitalización de los procedimientos de Coordinación de Actividades Empresariales y Prevención de Riesgos Laborales  es la integración del software CAE con una herramienta de formularios. Que estos formularios, al captar datos, envíen esa información directamente al software CAE para que así quede todo centralizado y accesible online, es fundamental. 

Y tú, ¿usas plantillas online para la gestión y control de registros de PRL o prefieres la opción impresa?   

Tanto si dispones de un equipo pequeño con menos de 10 miembros como si sois un departamento de PRL en pleno crecimiento, gestionar tareas laborales a mano (como, por ejemplo, el registro de entrega de EPI’s o los permisos de trabajo) usando registros tradicionales en papel, siempre es una tarea muy laboriosa.  

Registrar los registros y verificar información en los plazos necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa en prevención de riesgos laborales de tus trabajadores y de los subcontratados puede resultar complicado.   

Si te cuesta gestionar las plantillas correctamente, es posible que tu sistema de registros de PRL en papel se haya quedado obsoleto, por lo que deberías plantearte cómo ahorrarte dolores de cabeza con tecnología específica para el Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.    

Renunciar a soluciones tecnológicas de este tipo te expone al riesgo de incumplir y al descontrol de no localizar la información en el momento que la necesites. Además de tener que invertir mucho tiempo en la distribución, recopilación, archivo, custodia… por no hablar del tratamiento y la explotación de los datos.  

¿Cómo puede ayudarte CTAIMACAE en la gestión de formularios y plantillas online?  

Nos encanta automatizar procesos, por eso hemos trabajado en la integración de CTAIMAFORMS con CTAIMACAE para que conviertas los formularios que actualmente intercambias con tus contratistas en registros digitalizados que te permitirán explotar los datos estadísticamente. Además, el contratista podrá rellenarlo en pantalla, ahorrándose el tedioso proceso de imprimir, rellenar, escanear y volver a cargar en el programa. 

Todos los clientes de CTAIMACAE disponen de la licencia gratuita y 21 plantillas editables a su disposición (para auditorías, inspecciones, permisos de trabajo, encuestas, órdenes de trabajo, entrega de EPI’s…), aunque por supuesto pueden crear sus propias plantillas.  

Se trata de una funcionalidad gratis para todos los clientes de CTAIMACAEque no tiene ningún otro software CAE, y que permite a las empresas y trabajadores subcontratados rellenar, enviar, consultar y acceder a información en CTAIMACAE de sus registros de una forma segura, cuando y donde quieran.   

Con este método se reducen las consultas, los datos duplicados, el riesgo de errores y los costes innecesarios derivados de penalizaciones económicas por incumplimiento.   

Plantillas de PRL: ¿online o impresas?  

Las plantillas y formularios de PRL online ofrecen muchas ventajas con respecto a las impresas.   

  1. Garantía de cumplimiento del RGPD, PRL y otras normativas sobre seguridad de los datos personales (recopilación, almacenamiento y envío de datos personales).    
  1. Actualización de la información en tiempo real. No hace falta que imprimas, mandes o envíes por correo electrónico, escanees y archives información confidencial. Ni tú, ni tus contratistas perderéis más tiempo y os expondréis al riesgo de no tener todo actualizado.  
  1. Los datos de tus proveedores y contratistas se actualizan automáticamente en CTAIMACAE, para cumplir con tus requisitos.   
  1. Custodia online. Para que no haga falta almacenarlos físicamente o deshacerse de forma segura de las copias impresas, según marca la normativa en PRL y RGPD.  
  1. Ahorro de tiempo para ti y para tus contratistas.  
  1. Mejora de análisis y explotación de datos para la toma de decisiones.  
  1. Integración de cualquier tipo de formulario en CTAIMACAE de forma muy fácil y ágil. 
  1. Workflow automatizado: CTAIMACAE permite que en pocos clics estén resueltas todas las acciones que siguen a la cumplimentación del formulario por parte de un usuario.  
  1. Las 21 plantillas “inteligentes” son el aspecto que hace destacar CTAIMAFORMS sobre otras herramientas que permiten llevar a cabo procesos similares. Han sido diseñadas por nuestro equipo consultor experto, para que puedas mejorar las que ya estabas utilizando.  

Más fácil para los contratistas y proveedores

  • Rellenan el formulario en pantalla, evitando el proceso actual de impresión, relleno, escaneo y carga en el progama.
  • Funciona con y sin conexión a internet, pues se sincronizan los datos cuando haya red nuevamente.
  • Usable desde cualquier dispositivo.

Más fácil para ti

  • El formulario rellenado se custodia automáticamente en CTAIMACAE como una evidencia más (.pdf).
  • Podrás explotar los datos como tú desees (estadísticas, gráficos, …).
  • Podrás hacer seguimiento del índice de respuestas y explotar la información con prácticos dashboards.
  • Complementa tus formularios con imágenes, iconos, instrucciones, flujos de aprobación, geolocalización o firma digital.
  • La tranquilidad de saber que tus registros están centralizados, custodiados de forma segura, son accesibles y exportables.

¿Los proveedores de Software CAE que estás valorando te ofrecen automatizar todos tus procesos CAE y PRL?  ¿Sin ningún coste adicional? 

Actualmente, CTAIMACAE pone a disposición de empresas de todos los tamaños la funcionalidad de gestión de formularios y plantillas online gratis. Que hasta ahora solo se podían permitirse grandes corporaciones.   

Además, si estás valorando contratar un software CAE, asegúrate de que tu nuevo software pueda adaptarse a los cambios normativos y que ello no suponga un coste adicional (contratación de nuevas versiones, nuevos módulos, etc.).  

Sencillez y automatización, ante todo 

La sencillez y funcionalidad de CTAIMACAE, que lo caracterizan de manera única y diferencial, asegura tus decisiones al instante. Su simplificación es todo ventajas. Y no lo decimos nosotros, sino que los datos hacen de CTAIMACAE la solución CAE líder del mercado

Asegurarte de que cuentas con el mejor software CAE no es difícil y tampoco tiene que ser necesariamente caro.   

¿Quieres saber más?   


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